Comportamiento ético GRI 102-16, 103-2, 103-3

Estamos comprometidos en gestionar nuestros negocios con los más altos estándares de ética e integridad y, basados en este compromiso, en 2018, hemos optimizado nuestro Programa de Cumplimiento (Compliance) que detalla específicamente la conducta que esperamos de todos nuestros empleados y terceros al tratar con las más diferentes situaciones. El Consejo de Administración es uno de los principales agentes en la promoción del programa y estamos determinados a asegurar su cumplimiento, para que podamos administrar nuestros negocios de acuerdo con los más altos estándares con sanciones para actos que no estén en conformidad con nuestro programa. El área de Gestión de Riesgos, Controles Internos y Cumplimiento (Compliance) es la responsable de gestionar y difundir este programa. Vinculada a la Junta Directiva Financiera, el área cuenta con el apoyo de la Auditoría Interna.

Uno de los principales pilares del Programa de Cumplimiento (Compliance) es el Código de Conducta Nexa, esencial en la orientación de las actividades y en el apoyo a las decisiones tomadas a todos los niveles de nuestra compañía. Pautado en los valores centenarios del Grupo Votorantim, este documento se revisó en 2018 y guía nuestro comportamiento interno y la manera como interactuamos con los diferentes públicos. Durante el año, todos los miembros del Consejo recibieron capacitación en directrices relacionadas con los derechos humanos. Desde el primer trimestre de 2019, la capacitación se aplicará a todos nuestros empleados. GRI 412-2

El Código de Conducta es un documento público, compartido con todas las partes interesadas, incluyendo empleados, proveedores, clientes, comunidades, ONG, entidades gubernamentales, accionistas y otras personas y organizaciones con las que nos relacionamos, para asegurarnos de tener éxito en la excelencia de todas nuestras prácticas.

Nuestras creencias y nuestros valores se encuentran detallados en Internet (www.nexaresources.com/beliefs-and-values). GRI 102-16

Nuevas políticas ODS 10.3

En 2018, el área de Cumplimiento (Compliance) pasó por una reformulación, en línea con su estructura y alcance global, estandarizando las directrices para todas las unidades. Revisamos y optimizamos nuestro Programa de Cumplimiento (Compliance), con el objetivo de asegurar la conformidad con las leyes de los países donde operamos. Publicamos cuatro nuevas políticas (Cumplimiento; Anticorrupción; Antitrust/ Competencia; y Prevención de Lavado de Activos y Financiación del Terrorismo), disponibles en tres idiomas en el sitio web de la compañía (https://ri.nexaresources.com/documents), así como nueve procedimientos internos que detallan la gestión de estos temas en el día a día. ODS 16.5

Analizados y aprobados por el Consejo de Administración, estos documentos abordan aspectos como derechos humanos, contribuciones políticas, conflictos de intereses, derechos y deberes del trabajador, entre otros temas. Como se ha modificado la política de lucha contra la corrupción, se está preparando un nuevo e-learning para aplicar a todos los representantes de Nexa en 2019. GRI 205-2

El Código de Conducta también se ha actualizado en función de las nuevas políticas. Además de la consulta online de los documentos, se pueden aclarar dudas directamente con el equipo de Cumplimiento (Compliance). Para difundir los documentos a todas las instancias de la empresa y proveedores, se envió un comunicado por correo electrónico y se entregó material físico para consulta. La firma del Protocolo de Recepción confirma que el documento se ha recibido.

En diciembre promovimos en todos los países, un Cumplimiento (Compliance) Day, con la participación de consejeros de administración, gerentes y gerentes generales. En 2019, estas actividades se extenderán a toda la organización. Durante el período, no se confirmó ningún caso de corrupción o violación de leyes antitrust y antimonopolio involucrando a empleados o socios de negocios. GRI 205-2, 205-3, 206-1

Los temas referentes a Cumplimiento (Compliance) se reportan al Comité de Auditoría, que se encarga de llevarlos periódicamente al Consejo de Administración.

Línea Ética GRI 102-17 ODS 5.1

Para conocer, analizar y resolver cualquier asunto relacionado con el Cumplimiento (Compliance) o para informar posibles violaciones del Código de Conducta o cualquier política, procedimiento, ley o reglamento, dispusimos a los públicos interno y externo la Línea Ética. Por este canal es posible denunciar, de forma totalmente anónima, cualquier desconfianza de delitos financieros, fraude, corrupción, discriminación, acoso u otros tipos de violaciones éticas. Disponible en portugués, inglés y español, este servicio se puede acceder a través de la dirección electrónica (https://secure. ethicspoint.com/pt/ethics-line) o por los teléfonos (Brasil: 0800-892-0741 (portugués); Perú: 0800-50-000 (español) y 0800-50- 288; Estados Unidos: 1-855-888-9926; Austria: 0800- 200-288; Canadá 1-855-888-9926 y 1-855-350-9393; y Luxemburgo: 800-201-11 (inglés y francés).

El canal lo administra una empresa externa independiente y cualificada, que recibe todas las quejas, hace una clasificación preliminar y libera el acceso sistémico a los miembros del Comité de Conducta de Nexa, que son responsables de tratar las quejas, llevar a cabo las investigaciones y cuando sea necesario, recomendar las medidas correctivas.

Comité de Conducta GRI 102-17

El Comité de Conducta es una instancia ejecutiva integrada por el CEO de Nexa y los responsables de las áreas de Legal, Recursos Humanos, Cumplimiento (Compliance) y Auditoría Interna, y si es necesario puede solicitar la participación de otras áreas. Cualquier caso relacionado con miembros de la Junta Directiva Ejecutiva, el Comité de Conducta encamina el asunto al Comité de Auditoría y al Consejo de Administración con el fin de garantizar siempre la independencia del proceso. Estas instancias son responsables de la investigación y gestión de las sanciones.

Todos los relatos se evalúan y acompañan hasta su debido desenlace. En 2018 se recibieron por medio del canal 139 relatos, que se resolvieron y/o cerraron en un plazo promedio de 28 días, en comparación con 41 días el año anterior.

Las quejas y denuncias de otra naturaleza, como servicios a clientes, gestión de proveedores o temas relacionados con las comunidades se dirigen al Servicio de Atención al Cliente (SAC), y, en el caso de asuntos laborales, al área de Desarrollo Humano y Organizacional (DHO).

7 Para los 27 casos considerados procedentes, 10 se relacionaron con acoso y/o abuso de poder y 17 a persecución, falta de respeto y discriminación. Para todos los casos se adoptaron medidas correctivas, como: despidos, advertencias verbales, suspensiones y/o transferencias.

Avanzamos en los procesos de estandarización de la due dilligence para la evaluación de proveedores, que se realiza al comienzo y durante los contratos de terceros. Las documentaciones solicitadas a los proveedores tienen por objeto tanto asegurar la adhesión a las políticas y Código de Conducta Nexa como a las exigencias de países con los que tenemos relaciones comerciales.