Comportamiento ético
GRI 103-1, 103-2, 103-3

Estamos comprometidos a administrar nuestro negocio con los más altos estándares de ética e integridad y, basados en este compromiso, tenemos un Programa de Compliance, revisado periódicamente, que detalla específicamente la conducta que esperamos de todos nuestros colaboradores y terceros para manejar las más diversas situaciones. El Consejo de Administración es uno de los principales agentes en la promoción del programa y estamos determinados a asegurar su cumplimiento, con sanciones por actos que no estén en conformidad. Las áreas de Controles Internos, Compliance y Gestión de Riesgos de Nexa, responsables de administrar y difundir este programa, están vinculadas a la Junta Directiva Financiera, con apoyo de la Auditoría Interna. Los temas relativos a Compliance se reportan al Comité de Auditoría, que es responsable de llevarlos periódicamente al Consejo de Administración.

Uno de los principales pilares del Programa de Compliance es el Código de Conducta Nexa, esencial en la orientación de las actividades y en el apoyo a las decisiones tomadas en todos los niveles de nuestra compañía. Pautado en los valores centenarios del Grupo Votorantim, este documento guía nuestro comportamiento interno y la manera cómo interactuamos con los diferentes públicos.

El Código de Conducta es un documento público, compartido con todas las partes interesadas, incluidos loscolaboradores, proveedores, clientes, comunidades, ONG, entidades gubernamentales, accionistas y otras personas y organizaciones con las que nos relacionamos, para asegurar que tengamos éxito en lograr la excelencia en todas nuestras prácticas. Nuestras creencias y nuestros valores se encuentran detallados en Internet (www.nexaresources.com/beliefs-and-values). GRI 102-16

En 2019 lanzamos el proceso de diligencia de integridad, que consiste en evaluar a todos los colaboradores terceros desde el punto de vista de conformidad con nuestro programa. De este modo, tendremos un proceso más efectivo en la gestión y mitigación de riesgos.

Entre los logros del año, también obtuvimos la certificación Sarbanes-Oxley (SOX), porque contamos con sistemas de control interno y divulgación exigidos por la legislación estadounidense, fundamental para empresas que cotizan en la Bolsa de Nueva York, como Nexa.

Siguiendo la directriz de reducción de conflictos de interés dentro de la compañía, en el segundo semestre de 2019 se creó un portal de declaraciones para que los colaboradores compartan potenciales, reales o aparentes desvíos al Código de Conducta, que se caracterizarían como un riesgo de favoritismo o parcialidad en las decisiones.

Capacitación en las nuevas políticas ODS 10.3

El 5 de septiembre de 2019, simultáneamente en Brasil y Perú, llevamos a cabo nuestro Compliance Day, que se celebra anualmente con el objetivo de involucrar a los líderes y reforzar la importancia de su participación en nuestro programa. El evento involucra a directores, gerentes y gerentes generales.

Al mismo tiempo, modernizamos nuestra plataforma de capacitación, disponiendo tres e-learnings obligatorios para el personal administrativo (sobre el Código de Conducta, prevención de lavado de activos y anticorrupción). Para los operadores, preparamos una clase de video sobre el Código de Conducta, ampliamente difundida para obtener una mayor adhesión. Este formato de enfoque permite más participación del público interno en nuestro Programa de Compliance. Las cuatro políticas – Compliance; Anticorrupción; Antitrust/Competencia; y Prevención del lavado de activos y financiación del terrorismo – y los nueve procedimientos internos que detallan la gestión de estos temas en el día a día están disponibles en el sitio web de la compañía (ri.nexaresources.com). GRI 205-2 ODS 16.5

Durante el período, no se confirmó ningún caso de corrupción o violación de las leyes antitrust y antimonopolio, que involucre a colaboradores o socios de negocios. GRI 205-2, 205-3, 206-1

Canales de información y denuncia GRI 102-17 ODS 5.1

Anualmente, preparamos y difundimos informativos a los colaboradores sobre el uso y funcionamiento de la Línea Ética y del área de Compliance, además de capacitaciones presenciales que se aplican en las unidades y oficinas corporativas. Los principales mensajes sobre las políticas de Compliance y el canal Línea Ética también se difunden a través de e-learnings. Para facilitar aún más la comunicación, se creó y se ha divulgado un número de teléfono para enviar dudas sobre ética y conducta a través de WhatsApp.

La Línea Ética permanece en vigor para que el público interno y externo pueda denunciar posibles violaciones del Código de Conducta o cualquier política, procedimiento, ley o reglamento. Fue creada para ser imparcial y transparente, además de garantizar la confidencialidad de la información, proteger la identidad de cualquier persona que la acceda y promover el mejor ambiente de trabajo para todos.

A través de este canal, es posible denunciar, de forma totalmente anónima, cualquier sospecha de delito financiero, fraude, corrupción, discriminación, acoso u otros tipos de violaciones éticas. Disponible en portugués, inglés y español, este servicio se puede acceder a través de la dirección electrónica (www.nexaresources.com/ethics-line) o por teléfono (Brasil: 0800-892-0741 (portugués); Perú: 0800-50-000 (español) y 0800-50-288; Estados Unidos: 1-855-888-9926; Austria: 0800-200-288; Canadá 1-855-888-9926 y 1-855-350-9393; y Luxemburgo: 800-201-11 (inglés y francés).

El canal lo administra una empresa externa especializada, mundialmente reconocida, que hace una selección inicial de todos los relatos recibidos para asegurar que no haya conflicto de intereses en el manejo de las quejas. El Comité de Auditoría y los líderes de la organización, apoyados por la Auditoría Interna y el Legal, actúan en el tratamiento a aplicar en cada relato recibido, desde su comprensión inicial, entrevista con las partes involucradas, investigación detallada y conclusión sobre la procedencia o improcedencia de la denuncia, con eventual aplicación de medidas disciplinarias y de orientación.